Cum să configurați botul-administrator pentru local

Configurarea botului-administrator se reduce la cinci pași: conectați un canal, descrieți locurile (mesele sau specialiștii), încărcați meniul, completați profilul localului și invitați angajații cu rolurile potrivite. Botul răspunde doar la ce i s-a spus, de aceea cel mai mult timp nu se duce pe partea tehnică, ci pe pregătirea informației. Mai jos găsiți ordinea pașilor și lista a ceea ce trebuie adunat din timp.

Ce să pregătiți înainte de lansare

Nu deschideți panoul nepregătit. Adunați într-un singur document:

• denumirea și o scurtă descriere a localului: prin ce se deosebește, pentru cine este;
• lista meselor, sălilor și zonelor (sau a specialiștilor și serviciilor, pentru un salon) cu capacitatea lor;
• programul de lucru și zilele speciale;
• meniul în orice formă comodă: PDF, fotografii, Excel, Word sau doar text;
• condițiile de depozit sau de notă minimă, dacă le aveți;
• regulile de anulare și de mutare a rezervării;
• codul vestimentar și restricțiile de vârstă;
• promoțiile care sunt valabile acum;
• răspunsurile la întrebările pe care oaspeții le pun în fiecare săptămână (parcarea, copiii, animalele, terasa);
• lista angajaților și cine de ce răspunde.

Vă ia o seară, dar apoi vă veți mulțumi singuri: fiecare rând gol se poate transforma într-o întrebare a oaspetelui la care botul nu va putea răspunde și va chema un om.

Pasul 1. Canalele

Oaspeții scriu acolo unde le e comod, de aceea conectați canalul în care comunicați de fapt. În GuestKeepr funcționează Telegram și WhatsApp (prin Cloud API). În panou există pentru asta secțiunea „Canale”.

Ce merită să știți înainte de conectare:

• Limba. Botul răspunde în limba oaspetelui: în rusă, engleză, română sau armeană.
• Mesajele vocale. Botul le transformă în text. Pentru asta, pe partea platformei trebuie conectată o cheie de recunoaștere a vorbirii.
• Fereastra WhatsApp. Îi puteți răspunde oaspetelui în decurs de 24 de ore de la mesajul lui. E regula mesageriei și influențează felul în care construiți comunicarea.
• Telefonul în Telegram. Botul îi cere oaspetelui să-și confirme numărul cu butonul „partajează numărul”: așa se asigură că rezervarea îi aparține acestui om.

Mai multe despre diferențele dintre canale am scris în articolul despre rezervările prin WhatsApp și Telegram.

Pasul 2. Locurile: mese sau specialiști

La baza tuturor stau „resursele”: pentru un club sau un restaurant acestea sunt mesele și sălile VIP, pentru un salon de frumusețe sunt specialiștii. În secțiunea „Setări” stabiliți locurile și zonele. Termenii din interfață se adaptează la tipul localului: „rezervare” sau „programare”, „masă” sau „specialist”.

Sfaturi pentru completare:

1. Numiți mesele așa cum le numesc angajații în sală: „Fereastra 3”, „VIP-1”, nu numere abstracte pe care nu le ține minte nimeni.
2. Indicați capacitatea cinstit. Dacă masa e pentru patru, nu scrieți „până la șase” din comoditate.
3. Delimitați zonele: terasa, sala principală, barul. Oaspeții întreabă des de ele.
4. Pentru un salon, enumerați specialiștii, iar botul va putea arăta cine e liber.

Vestea bună despre fiabilitate: o rezervare dublă a aceleiași mese pentru ore care se suprapun e imposibilă în sistem, lucrul acesta e controlat la nivelul bazei de date. O rezervare la care oaspeții stau deja la masă nu poate fi anulată sau mutată.

Pasul 3. Meniul

Botul cunoaște meniul dacă l-ați încărcat. Sunt acceptate PDF, fotografii, Excel, Word și text simplu. Există și un editor de meniu în secțiunea „Setări”. Detaliile de formatare le-am adunat într-un articol separat: cum să pregătiți meniul pentru bot.

Pe scurt:

• verificați că prețurile și pozițiile sunt actuale, pentru că botul le va cita oaspetelui;
• dacă aveți un meniu sezonier, actualizați fișierul odată cu fișele preparatelor;
• e mai bine să încărcați un fișier text îngrijit decât o fotografie neclară.

Pasul 4. Profilul localului

Acesta e documentul principal pentru bot. În profilul localului, proprietarul completează:

• descrierea localului;
• condițiile de depozit sau de notă minimă;
• condițiile de anulare;
• promoțiile;
• răspunsuri gata la întrebările frecvente;
• codul vestimentar;
• restricțiile de vârstă.

O precizare importantă. Condițiile de depozit și de anulare botul doar i le comunică oaspetelui în text. Nu primește plăți, nu calculează depozitul și nu ia plăți în avans. Dacă aveți nevoie să primiți bani, va trebui să organizați asta separat, în afara botului.

Cum să scrieți condițiile ca să fie înțelese vedeți în articolul despre politica de anulare a rezervării. Formulările trebuie să fie scurte și fără echivoc: „Depozitul se returnează dacă anulați cu cel puțin o zi înainte” se citește mai bine decât un paragraf lung.

Exemplu de răspuns gata: „Codul nostru vestimentar e smart casual, îmbrăcămintea sport și papucii nu sunt permiși. Intrarea de la 21 de ani.” Dacă aveți alte reguli, scrieți-le pe ale dumneavoastră: acesta e doar un exemplu de structură.

Pasul 5. Angajații și rolurile

Când botul e gata, adăugați oamenii. În secțiunile „Angajați” și „Roluri” se stabilesc drepturile, iar invitațiile se trimit pe email. Intrarea e posibilă prin Google, iar pe tabletele comune din sală e comodă intrarea cu PIN. Detaliat despre asta scrie în articolul despre rolurile angajaților în panou.

Stabiliți din timp:

• cine primește notificările când botul cheamă administratorul (ele vin în Telegram);
• cine preia conversația în tură și îi răspunde oaspetelui din panou;
• cine are dreptul să anuleze și să mute rezervările.

Verificarea înainte de lansare

Înainte să le spuneți oaspeților că aveți un bot, parcurgeți scenariile ca și cum ați fi oaspete:

1. Întrebați de locuri libere pentru vinerea cea mai apropiată.
2. Rezervați o masă, mutați rezervarea și anulați-o.
3. Cereți meniul.
4. Întrebați de codul vestimentar, de depozit și de anulare.
5. Puneți o întrebare la care botul nu ar trebui să știe răspunsul și asigurați-vă că cheamă un om.
6. Scrieți în engleză și trimiteți un mesaj vocal.

Dacă la un pas răspunsul e greșit sau gol, înseamnă că lipsește o înregistrare în profil: completați-o și repetați.

Prețuri și termene nu dăm: deocamdată nu sunt stabilite.

După lansare

În prima săptămână citiți conversațiile din secțiunea „Conversații” și uitați-vă unde botul a chemat administratorul. Fiecare astfel de caz vă arată ce lipsește din profil. Peste câteva săptămâni, setul de răspunsuri gata va fi vizibil mai complet. Cum să împărțiți munca între bot și angajați e discutat în articolul despre administratorul AI și cel uman.

Pe scurt, abordarea e aceasta: administratorul virtual GuestKeepr funcționează atât de bine pe cât de bine ați descris localul.

Greșeli tipice la configurare

• Meniul a fost copiat de pe site cu tot cu prețurile vechi. Verificați fiecare preț cu ce e azi în sală.
• Reguli prea lungi. Oaspetele citește în mesagerie, de pe telefon. Un paragraf de zece rânduri nu-l citește nimeni până la capăt, de aceea împărțiți condițiile în puncte scurte.
• Nu a fost numit un responsabil. Când botul cheamă administratorul, notificarea trebuie să ajungă la un om anume din tură, nu „la toți și la nimeni”.
• Scenariul mutării nu a fost verificat. Anularea și mutarea se strică cel mai des la detalii: altă oră, altă masă, alt număr de oaspeți. Parcurgeți-le manual.
• Lansat și uitat. Profilul localului trăiește odată cu localul: un meniu nou, o promoție nouă, un program nou cer modificări.

Întrebări frecvente