Соглашение об обработке данных

Это приложение к Пользовательскому соглашению между клиентом и [название SRL] (далее — GuestKeepr). Оно принимается вместе с соглашением, термины в нём те же.

1. Роли

1.1. Клиент — оператор персональных данных своих гостей: он определяет, зачем и как они обрабатываются.

1.2. GuestKeepr обрабатывает данные гостей по поручению клиента. [Юрист: термины и роли сверить с действующим законом Молдовы о защите персональных данных.]

2. Предмет и срок

2.1. GuestKeepr обрабатывает данные гостей, чтобы бот отвечал гостям и оформлял брони, а сотрудники клиента вели брони, зал и учёт гостей в кабинете.

2.2. Обработка длится, пока действует соглашение, и заканчивается по разделу 9.

3. Чьи данные и какие

3.1. Субъекты данных — гости клиента, которые пишут в его каналы или бронируют у него место.

3.2. Данные:

• имя и номер телефона, а также подтверждён ли номер;
• переписка с ботом и сотрудниками; голосовые сообщения — только текст расшифровки, запись не хранится;
• брони: дата, время, место, число гостей, статус и история изменений;
• пожелания и предзаказ к брони;
• карточка гостя: отметка «постоянный», любимый стол, предпочтения в еде и напитках, замечания персонала, визиты;
• откуда пришёл гость, по отметке сотрудника;
• вопросы, на которые бот не ответил, без имён и телефонов.

3.3. Сервис не просит у гостей сведения о здоровье, вере и другие особые категории данных. Если гость сам сообщает, например, об аллергии, клиент вносит это в кабинет только в объёме, нужном для обслуживания. [Юрист: основание для таких сведений.]

4. Обязанности GuestKeepr

4.1. Обрабатывать данные гостей только для работы сервиса и по закону.

4.2. Допускать к данным только своих сотрудников, которым это нужно для работы сервиса и которые обязаны хранить тайну.

4.3. Защищать данные:

• соединение шифруется (TLS);
• ключи каналов клиента хранятся зашифрованными;
• данные клиента отделены от данных других клиентов;
• доступ сотрудников клиента ограничен ролями, действия записываются в журнал;
• каждое открытие переписки сотрудником GuestKeepr записывается, телефоны гостей в его списке скрыты, кроме последних 4 цифр;
• резервные копии: [__].

4.4. Помогать клиенту выполнять просьбы гостей. В кабинете есть стирание всех данных гостя, остальное GuestKeepr делает по запросу клиента.

4.5. Сообщать клиенту об инциденте с данными его гостей без промедления и не позднее [72] часов после обнаружения: что случилось, каких данных касается и что сделано.

4.6. Не использовать данные гостей в своих целях. Исключение — обезличенные переписки для улучшения сервиса, если клиент не запретил это в кабинете.

5. Обязанности клиента

5.1. Иметь законное основание обрабатывать данные гостей и сообщать гостям, кто и зачем обрабатывает их данные, например в своей политике конфиденциальности.

5.2. Вносить в кабинет только те данные гостей, которые нужны для брони и обслуживания.

5.3. Отвечать на просьбы гостей о данных или передавать их GuestKeepr.

5.4. Следить за правами своих сотрудников в кабинете (раздел 4 соглашения).

6. Привлечённые обработчики

6.1. Клиент разрешает GuestKeepr привлекать поставщиков из Политики конфиденциальности: хостинг, модели ИИ, Meta, Telegram, Google и почтовый сервис.

6.2. GuestKeepr требует от поставщиков защиты данных не ниже, чем в этом приложении.

6.3. О новом поставщике GuestKeepr сообщает клиенту за [14] дней. Клиент может возразить и расторгнуть соглашение.

7. Передача за пределы Молдовы

Часть поставщиков обрабатывает данные в США. Основание передачи: [по заключению юриста].

8. Сроки хранения

• Переписки и брони: [__], и в любой момент по просьбе гостя.
• Просьбы гостей без подтверждённого номера: 12 месяцев после решения; имя и номер стираются через 90 дней.
• Вопросы, на которые бот не ответил: 12 месяцев после решения или 90 дней, если вопрос задали один раз и его никто не открыл.
• Сообщения гостям об изменённой брони: 90 дней.

9. По окончании соглашения

По запросу клиента GuestKeepr в течение [30] дней после расторжения выгружает данные гостей и удаляет их, кроме тех, что закон требует хранить. Пока выгрузка и удаление выполняются вручную.

10. Проверки

Клиент может запросить сведения о мерах защиты данных. GuestKeepr отвечает в течение [30] дней.