Rolurile angajaților în panou: cine ce vede

Accesul trebuie împărțit astfel încât fiecare să vadă și să poată face exact ce ține de munca lui: hostessa așază oaspeții, administratorul se ocupă de rezervări și conversații, managerul se uită la statistică, iar proprietarul conduce totul. Atunci o greșeală întâmplătoare nu va șterge rezervarea altcuiva, iar datele în plus despre oaspeți nu vor ajunge la cine nu are nevoie de ele. Mai jos vedem cum să gândiți rolurile, cum să invitați oamenii și cum să organizați intrarea pe tableta comună.

De ce să împărțiți accesul

Cât timp în local sunt trei oameni, rolurile par de prisos: toți știu totul. Problemele încep mai târziu și de obicei din aceleași motive:

• Drepturi în plus. Un angajat nou anulează din greșeală o rezervare sau mută oaspeții, pentru că butonul i-a fost la îndemână.
• Date în plus. Fișele oaspeților, preferințele și observațiile personalului nu le trebuie tuturor. Cu cât mai puțini oameni văd baza, cu atât e mai mic riscul să ajungă pe mâini străine.
• Nu e clar cine a făcut-o. O rezervare a dispărut și nimeni nu-și amintește de ce.
• O parolă comună. Când toți folosesc aceeași intrare, e imposibil să înțelegeți cine ce a făcut și imposibil să-i închideți accesul celui care a plecat fără să schimbați parola pentru toți.

O schemă bună de drepturi rezolvă toate acestea deodată: fiecare are intrarea lui, drepturile lui și o urmă în jurnal.

Cum să gândiți rolurile

Nu începeți cu panoul, ci cu hârtia. Scrieți funcțiile și pentru fiecare răspundeți la trei întrebări: ce trebuie să vadă omul, ce trebuie să modifice și ce nu trebuie să atingă niciodată.

Un exemplu de împărțire de la care puteți porni (adaptați-l la localul dumneavoastră):

Secțiunile panoului GuestKeepr: „Prezentare”, „Mese” (sau „Specialiști”) cu sala vie, „Rezervări” (sau „Programări”), „Oaspeți” (sau „Clienți”), „Jurnal”, „Statistică”, „Marketing”, „Conversații”, „Setări”, „Canale”, „Angajați” și „Roluri”. Drepturile pe roluri se stabilesc în secțiunea „Roluri”. Comparați tabelul de mai sus cu ce e disponibil acolo și configurați rolurile pentru funcțiile dumneavoastră.

Sfaturi practice:

1. Începeți cu minimul. E mai simplu să dați drepturi mai târziu decât să le luați de la un om obișnuit cu accesul complet.
2. O funcție, un rol. Nu creați câte un rol pentru fiecare om, altfel vă veți încurca.
3. Prudență deosebită cu acțiunile „periculoase”. Ștergerea datelor oaspetelui, conectarea canalelor și gestionarea angajaților lăsați-le proprietarului sau unei singure persoane de încredere.
4. Revizuiți o dată pe trimestru. Funcțiile se schimbă, drepturile se uită.

Invitațiile pe email

Angajatul nu trebuie înregistrat manual. În secțiunea „Angajați” invitați omul pe email și îi alegeți rolul, iar el intră cu propriul cont. Intrarea e posibilă prin Google, așa că nu e obligatoriu să inventați o parolă separată pentru panou.

Ce vă dă asta:

• fiecare are intrarea lui, deci acțiunile sunt legate de om;
• când un angajat pleacă, îi închideți accesul doar lui, fără să-i atingeți pe ceilalți;
• când omul trece de la hostess la administrator, i se atribuie pur și simplu alt rol.

Ordinea în practică:

1. Aflați de la angajat emailul de serviciu (mai bine nu cel personal, dacă îl legați de funcție).
2. Trimiteți invitația și alegeți rolul.
3. Rugați-l să intre și să verifice că vede exact ce îi trebuie.
4. Arătați-i cele două-trei acțiuni pe care le va face în fiecare tură.

Panoul funcționează pe telefon ca aplicație (PWA), așa că administratorul nu trebuie să stea la calculator. E comod pentru cei care sunt toată seara în picioare.

Intrarea cu PIN pe tableta comună

În sală stă adesea o singură tabletă la pupitrul hostessei, pe care o folosesc pe rând mai mulți oameni. E incomod să introduceți de fiecare dată o parolă lungă, iar să lăsați intrarea deschisă nu e sigur. Pentru asemenea cazuri GuestKeepr are intrarea cu PIN: fiecare angajat are codul lui scurt.

Așa funcționează o schemă bună pentru un dispozitiv comun:

• fiecare angajat are PIN-ul lui și nu-l împarte cu colegii;
• acțiunile se înregistrează pe un om anume, nu pe „tabletă”;
• ieșirea din sesiunea proprie la sfârșitul turei trebuie să fie la fel de obișnuită ca închiderea casei.

PIN-ul are patru cifre și se introduce repede. De aceea nu folosiți combinații evidente, precum ziua de naștere sau „1234”, iar tableta țineți-o la pupitru, sub supraveghere, nu în trecere.

Cum se îmbină asta cu sala vie am discutat în articolul despre așezarea oaspeților și lucrul cu sala: tocmai acolo e nevoie cel mai des de o tabletă comună.

Jurnalul acțiunilor

Jurnalul răspunde la întrebarea „cine ce a făcut”. În el se vede cine și ce a făcut în panou, de exemplu cu o rezervare. E util în trei situații:

• O dispută cu oaspetele. „Dar noi am rezervat pentru ora nouă” se poate verifica după înregistrări, nu din memorie.
• Analiza unei greșeli. Jurnalul arată succesiunea acțiunilor și devine clar unde a fost defecțiunea: în proces sau la om.
• Instruirea. Se vede ce operațiuni le dau bătăi de cap începătorilor.

Contează cum vă raportați la jurnal. Dacă îl folosiți ca unealtă pentru căutarea vinovaților, angajații vor începe să-și ascundă greșelile. Dacă îl folosiți ca unealtă pentru a face ordine, îi ajută pe toți. Spuneți-i asta echipei când îl introduceți.

Toate dialogurile oaspeților cu botul sunt adunate separat în secțiunea „Conversații”. Cum să faceți ordine în chaturi citiți în articolul despre haosul din WhatsApp-ul administratorului.

Confidențialitatea și datele oaspeților

Drepturile sunt legate și de protecția datelor. Datele fiecărui local în GuestKeepr sunt izolate de datele altor localuri. Proprietarul poate șterge complet toate datele unui oaspete. Localul poate, de asemenea, să interzică folosirea conversațiilor sale (în formă anonimizată) pentru îmbunătățirea serviciului.

Gândiți-vă care dintre angajați are cu adevărat nevoie de dreptul de a șterge date: e mai bine să-l aibă unul-doi oameni. Pentru întrebări legate de legea datelor personale, verificați cerințele cu un jurist din țara dumneavoastră: noi nu le comentăm.

Ordinea generală de configurare a localului, cu rolurile la ultimul pas, e descrisă în articolul cum să configurați botul-administrator, iar despre produsul însuși puteți citi pe pagina administratorului virtual GuestKeepr.

Cum să introduceți rolurile fără conflicte

Oamenilor nu le place când li se ia ceva. De aceea introduceți rolurile la lansarea panoului, nu după primele greșeli. Explicați-i fiecăruia de ce s-a făcut asta: nu din neîncredere, ci ca greșeala unuia să nu strice tura tuturor.

Un plan scurt pentru prima săptămână:

1. Faceți o analiză de cinci minute: cine ce vede și de ce.
2. Fiecare să intre cu rolul lui și să-și verifice acțiunile de lucru.
3. După o săptămână întrebați ce le-a lipsit și ajustați drepturile.
4. După încă o lună uitați-vă în jurnal și asigurați-vă că acțiunile sunt făcute de cei cărora le revin.

Întrebări frecvente