Роли сотрудников в кабинете: кто что видит

Разделять доступ нужно так, чтобы каждый видел и мог делать ровно то, что входит в его работу: хостес рассаживает гостей, администратор ведёт брони и переписки, менеджер смотрит статистику, владелец управляет всем. Тогда случайная ошибка не удалит чужую бронь, а лишние данные о гостях не попадут к тому, кому они не нужны. Ниже разберём, как продумать роли, как приглашать людей и как организовать вход на общем планшете.

Зачем разделять доступ

Пока в заведении три человека, кажется, что роли излишни: все всё знают. Проблемы начинаются позже, и обычно по одним и тем же причинам:

• Лишние права. Новый сотрудник случайно отменяет бронь или переносит гостей, потому что кнопка оказалась под рукой.
• Лишние данные. Карточки гостей, предпочтения и замечания персонала нужны не всем. Чем меньше людей видят базу, тем меньше риск, что она уйдёт в чужие руки.
• Непонятно, кто сделал. Бронь пропала, и никто не помнит почему.
• Общий пароль. Когда на всех один вход, невозможно понять, кто что сделал, и невозможно закрыть доступ уволившемуся без смены пароля для всех.

Хорошая схема прав решает всё это сразу: у каждого свой вход, свои права и след в журнале.

Как продумать роли

Начните не с кабинета, а с бумаги. Выпишите должности и для каждой ответьте на три вопроса: что человек должен видеть, что должен менять, чего не должен трогать никогда.

Пример разделения, от которого можно оттолкнуться (подгоните его под своё заведение):

Разделы кабинета в GuestKeepr: «Обзор», «Столы» (или «Мастера») с живым залом, «Брони» (или «Записи»), «Гости» (или «Клиенты»), «Журнал», «Статистика», «Маркетинг», «Переписки», «Настройка», «Каналы», «Сотрудники» и «Роли». Права по ролям задаются в разделе «Роли». Сверьте таблицу выше с тем, что там доступно, и настройте роли под свои должности.

Практические советы:

1. Начинайте с минимума. Дать права позже проще, чем отбирать их у человека, привыкшего к полному доступу.
2. Одна должность, одна роль. Не создавайте роль под каждого человека, иначе запутаетесь.
3. Особая осторожность с «опасными» действиями. Стирание данных гостя, подключение каналов, управление сотрудниками отдайте владельцу или одному доверенному лицу.
4. Пересматривайте раз в квартал. Должности меняются, права забываются.

Приглашения по email

Сотрудника не нужно регистрировать вручную. В разделе «Сотрудники» вы приглашаете человека по email, выбираете ему роль, и он заходит под своей учётной записью. Вход возможен через Google, поэтому отдельный пароль для кабинета придумывать не обязательно.

Что это даёт:

• у каждого собственный вход, а значит, действия привязаны к человеку;
• когда сотрудник уходит, вы закрываете доступ только ему, не трогая остальных;
• когда человек переходит с хостес на администратора, ему назначают другую роль.

Порядок на практике:

1. Узнайте у сотрудника рабочий email (лучше не личный, если вы привязываете к должности).
2. Отправьте приглашение и выберите роль.
3. Попросите зайти и проверить, что он видит ровно то, что нужно.
4. Покажите два-три действия, которые ему предстоит выполнять каждую смену.

Кабинет работает на телефоне как приложение (PWA), так что администратору не нужно сидеть за компьютером. Это удобно для тех, кто весь вечер на ногах.

Вход по PIN на общем планшете

В зале нередко стоит один планшет на хостес-стойке, которым пользуются по очереди. Вводить длинный пароль каждый раз неудобно, а оставить вход открытым небезопасно. Для таких случаев в GuestKeepr есть вход по PIN: у каждого сотрудника свой короткий код.

Так работает хорошая схема для общего устройства:

• у каждого сотрудника свой PIN, и он не делится им с коллегами;
• действия записываются на конкретного человека, а не на «планшет»;
• в конце смены выходить из своей сессии нужно так же привычно, как закрыть кассу.

PIN состоит из четырёх цифр, и вводится он быстро. Поэтому не используйте очевидные комбинации вроде дня рождения или «1234», а планшет держите на стойке под присмотром, а не в проходе.

Как это сочетается с живым залом, мы разбирали в статье про посадку гостей и работу с залом: именно там чаще всего и нужен общий планшет.

Журнал действий

Журнал отвечает на вопрос «кто что сделал». В нём видно, кто и что сделал в кабинете, например с бронью. Он полезен в трёх ситуациях:

• Спор с гостем. «Мы же бронировали на девять» можно проверить по записям, а не по памяти.
• Разбор ошибки. Журнал показывает последовательность действий, и становится ясно, где сбой: в процессе или у человека.
• Обучение. Видно, какие операции вызывают у новичков трудности.

Важно, как относиться к журналу. Если использовать его как инструмент для поиска виноватых, сотрудники начнут скрывать ошибки. Если как инструмент для наведения порядка, он помогает всем. Скажите об этом команде при внедрении.

Все диалоги гостей с ботом отдельно собраны в разделе «Переписки». О том, как навести порядок в чатах, читайте в статье про хаос в WhatsApp у администратора.

Приватность и данные гостей

Права связаны и с защитой данных. Данные каждого заведения в GuestKeepr изолированы от данных других заведений. Владелец может стереть все данные гостя целиком. Заведение также может запретить использование своих переписок (в обезличенном виде) для улучшения сервиса.

Подумайте, кому из сотрудников действительно нужно право стирать данные: лучше, чтобы оно было у одного-двух человек. По вопросам закона о персональных данных уточните требования у юриста вашей страны: мы этого не комментируем.

Общий порядок настройки заведения с ролями на последнем шаге описан в статье как настроить бота-администратора, а о самом продукте можно прочитать на странице виртуального администратора GuestKeepr.

Как внедрить роли без конфликтов

Людям не нравится, когда у них что-то отнимают. Поэтому вводите роли в момент запуска кабинета, а не после первых ошибок. Объясните каждому, зачем это сделано: не из недоверия, а чтобы ошибка одного не ломала смену всем.

Короткий план на первую неделю:

1. Проведите пятиминутный разбор: кто что видит и почему.
2. Пусть каждый войдёт под своей ролью и проверит рабочие действия.
3. Через неделю спросите, чего им не хватало, и скорректируйте права.
4. Ещё через месяц загляните в журнал и убедитесь, что действия совершаются теми, кому они положены.

Частые вопросы