Աշխատակիցների դերերը կաբինետում՝ ով ինչ է տեսնում

Մուտքը պետք է բաժանել այնպես, որ յուրաքանչյուրը տեսնի և կարողանա անել ճիշտ այն, ինչ մտնում է իր աշխատանքի մեջ. հոսթեսը նստեցնում է հյուրերին, ադմինիստրատորը վարում է ամրագրումներն ու զրույցները, մենեջերը նայում է վիճակագրությունը, իսկ սեփականատերը կառավարում է ամեն ինչ։ Այդ դեպքում պատահական սխալը չի ջնջի ուրիշի ամրագրումը, իսկ հյուրերի մասին ավելորդ տվյալները չեն հասնի նրան, ում դրանք պետք չեն։ Ստորև կքննարկենք, թե ինչպես մտածել դերերը, ինչպես հրավիրել մարդկանց և ինչպես կազմակերպել մուտքը ընդհանուր պլանշետից։

Ինչու բաժանել մուտքը

Քանի դեռ հաստատությունում երեք մարդ է, թվում է, թե դերերն ավելորդ են. բոլորն ամեն ինչ գիտեն։ Խնդիրները սկսվում են ավելի ուշ, և սովորաբար նույն պատճառներով.

• Ավելորդ իրավունքներ։ Նոր աշխատակիցը պատահաբար չեղարկում է ամրագրումը կամ տեղափոխում հյուրերին, որովհետև կոճակը ձեռքի տակ էր։
• Ավելորդ տվյալներ։ Հյուրերի քարտերը, նախասիրությունները և անձնակազմի դիտողությունները բոլորին պետք չեն։ Որքան քիչ մարդ է տեսնում բազան, այնքան փոքր է ռիսկը, որ այն կհայտնվի օտար ձեռքերում։
• Պարզ չէ, թե ով արեց։ Ամրագրումն անհետացավ, և ոչ ոք չի հիշում՝ ինչու։
• Ընդհանուր գաղտնաբառ։ Երբ բոլորն օգտվում են մեկ մուտքից, անհնար է հասկանալ, թե ով ինչ արեց, և անհնար է փակել մուտքը աշխատանքից հեռացածի համար՝ առանց բոլորի գաղտնաբառը փոխելու։

Իրավունքների լավ սխեման միանգամից լուծում է այս ամենը. յուրաքանչյուրն ունի իր մուտքը, իր իրավունքները և հետք մատյանում։

Ինչպես մտածել դերերը

Սկսեք ոչ թե կաբինետից, այլ թղթից։ Դուրս գրեք պաշտոնները և յուրաքանչյուրի համար պատասխանեք երեք հարցի՝ ինչ պետք է տեսնի մարդը, ինչ պետք է փոխի, և ինչին երբեք չպետք է դիպչի։

Բաժանման օրինակ, որից կարելի է սկսել (հարմարեցրեք այն ձեր հաստատությանը).

GuestKeepr-ի կաբինետի բաժիններն են՝ «Ամփոփում», «Սեղաններ» (կամ «Վարպետներ»)՝ կենդանի սրահով, «Ամրագրումներ» (կամ «Գրանցումներ»), «Հյուրեր» (կամ «Հաճախորդներ»), «Մատյան», «Վիճակագրություն», «Մարքեթինգ», «Զրույցներ», «Կարգավորումներ», «Ալիքներ», «Աշխատակիցներ» և «Դերեր»։ Դերերի իրավունքները սահմանվում են «Դերեր» բաժնում։ Համեմատեք վերևի աղյուսակը այնտեղ հասանելի հնարավորությունների հետ և կարգավորեք դերերը ձեր պաշտոնների համար։

Գործնական խորհուրդներ.

1. Սկսեք նվազագույնից։ Իրավունքներ ավելի ուշ տալն ավելի հեշտ է, քան դրանք հետ վերցնելը լիարժեք մուտքին սովոր մարդուց։
2. Մեկ պաշտոն՝ մեկ դեր։ Մի՛ ստեղծեք դեր յուրաքանչյուր մարդու համար, այլապես կշփոթվեք։
3. Հատուկ զգուշություն «վտանգավոր» գործողությունների հետ։ Հյուրի տվյալների ջնջումը, ալիքների միացումը և աշխատակիցների կառավարումը թողեք սեփականատիրոջը կամ մեկ վստահելի անձի։
4. Վերանայեք եռամսյակը մեկ։ Պաշտոնները փոխվում են, իրավունքները մոռացվում են։

Հրավերներ email-ով

Աշխատակցին ձեռքով գրանցելու կարիք չկա։ «Աշխատակիցներ» բաժնում դուք հրավիրում եք մարդուն email-ով և ընտրում նրա դերը, իսկ նա մուտք է գործում իր հաշվով։ Մուտքը հնարավոր է Google-ով, ուստի կաբինետի համար առանձին գաղտնաբառ հորինելը պարտադիր չէ։

Ինչ է դա տալիս.

• յուրաքանչյուրն ունի իր մուտքը, ուրեմն գործողությունները կապված են մարդու հետ,
• երբ աշխատակիցը հեռանում է, մուտքը փակում եք միայն նրա համար՝ առանց մյուսներին դիպչելու,
• երբ մարդը հոսթեսից դառնում է ադմինիստրատոր, նրան պարզապես այլ դեր են նշանակում։

Կարգը գործնականում.

1. Աշխատակցից իմացեք աշխատանքային email-ը (ավելի լավ է՝ ոչ անձնականը, եթե այն կապում եք պաշտոնի հետ)։
2. Ուղարկեք հրավերը և ընտրեք դերը։
3. Խնդրեք մուտք գործել և ստուգել, որ տեսնում է ճիշտ այն, ինչ պետք է։
4. Ցույց տվեք երկու-երեք գործողություն, որոնք նա պետք է կատարի յուրաքանչյուր հերթափոխում։

Կաբինետն աշխատում է հեռախոսում որպես հավելված (PWA), այնպես որ ադմինիստրատորը կարիք չունի նստելու համակարգչի մոտ։ Դա հարմար է նրանց համար, ովքեր ամբողջ երեկո ոտքի վրա են։

Մուտք PIN-ով ընդհանուր պլանշետից

Սրահում հաճախ կա մեկ պլանշետ հոսթեսի սեղանին, որից հերթով են օգտվում։ Ամեն անգամ երկար գաղտնաբառ մուտքագրելն անհարմար է, իսկ մուտքը բաց թողնելը՝ անապահով։ Նման դեպքերի համար GuestKeepr-ում կա PIN-ով մուտք. յուրաքանչյուր աշխատակից ունի իր կարճ կոդը։

Ահա թե ինչպես է աշխատում լավ սխեման ընդհանուր սարքի համար.

• յուրաքանչյուր աշխատակից ունի իր PIN-ը և չի կիսվում դրանով գործընկերների հետ,
• գործողությունները գրանցվում են կոնկրետ մարդու, այլ ոչ թե «պլանշետի» անունով,
• հերթափոխի վերջում սեփական նիստից դուրս գալը պետք է լինի նույնքան սովորական, որքան դրամարկղը փակելը։

PIN-ը բաղկացած է չորս թվանշանից և արագ է մուտքագրվում։ Ուստի մի՛ օգտագործեք ակնհայտ համադրություններ, ինչպես ծննդյան օրը կամ 1234 համադրությունը, իսկ պլանշետը պահեք սեղանին՝ հսկողության տակ, այլ ոչ թե անցուղում։

Թե ինչպես է դա համակցվում կենդանի սրահի հետ, քննարկել ենք հյուրերի նստեցման և սրահի հետ աշխատանքի մասին հոդվածում. հենց այնտեղ է ամենից հաճախ պետք ընդհանուր պլանշետը։

Գործողությունների մատյան

Մատյանը պատասխանում է «ով ինչ արեց» հարցին։ Նրանում երևում է, թե ով ինչ է արել կաբինետում, օրինակ՝ ամրագրման հետ։ Այն օգտակար է երեք իրավիճակում.

• Վեճ հյուրի հետ։ «Բայց մենք ամրագրել էինք ժամը իննի համար» պնդումը կարելի է ստուգել գրառումներով, այլ ոչ թե հիշողությամբ։
• Սխալի վերլուծություն։ Մատյանը ցույց է տալիս գործողությունների հաջորդականությունը, և պարզ է դառնում, թե որտեղ է խափանումը՝ գործընթացում, թե մարդու մոտ։
• Ուսուցում։ Երևում է, թե որ գործողություններն են դժվարություն առաջացնում նորեկների մոտ։

Կարևոր է, թե ինչպես եք վերաբերվում մատյանին։ Եթե այն օգտագործեք որպես մեղավորներ փնտրելու գործիք, աշխատակիցները կսկսեն թաքցնել սխալները։ Եթե որպես կարգուկանոն հաստատելու գործիք, այն օգնում է բոլորին։ Ասեք դա թիմին՝ մատյանը ներդնելիս։

Հյուրերի բոլոր զրույցները բոտի հետ առանձին հավաքված են «Զրույցներ» բաժնում։ Թե ինչպես կարգի բերել զրույցները, կարդացեք ադմինիստրատորի WhatsApp-ի քաոսի մասին հոդվածում։

Գաղտնիություն և հյուրերի տվյալներ

Իրավունքները կապված են նաև տվյալների պաշտպանության հետ։ GuestKeepr-ում յուրաքանչյուր հաստատության տվյալները մեկուսացված են մյուս հաստատությունների տվյալներից։ Սեփականատերը կարող է ամբողջությամբ ջնջել հյուրի բոլոր տվյալները։ Հաստատությունը կարող է նաև արգելել իր զրույցների օգտագործումը (ապանձնավորված տեսքով) ծառայության բարելավման համար։

Մտածեք, թե աշխատակիցներից ում է իսկապես պետք տվյալներ ջնջելու իրավունքը. ավելի լավ է, որ այն ունենա մեկ-երկու մարդ։ Անձնական տվյալների մասին օրենքի հարցերով ճշտեք պահանջները ձեր երկրի իրավաբանի մոտ. մենք դա չենք մեկնաբանում։

Հաստատության կարգավորման ընդհանուր հերթականությունը, որտեղ դերերը վերջին քայլն են, նկարագրված է ինչպես կարգավորել բոտ-ադմինիստրատորը հոդվածում, իսկ բուն արտադրանքի մասին կարելի է կարդալ GuestKeepr վիրտուալ ադմինիստրատորի էջում։

Ինչպես ներդնել դերերն առանց կոնֆլիկտների

Մարդկանց դուր չի գալիս, երբ իրենցից ինչ-որ բան վերցնում են։ Ուստի դերերը ներդրեք կաբինետի գործարկման պահին, այլ ոչ թե առաջին սխալներից հետո։ Յուրաքանչյուրին բացատրեք, թե ինչու է դա արված՝ ոչ թե անվստահությունից, այլ որպեսզի մեկի սխալը բոլորի հերթափոխը չփչացնի։

Կարճ պլան առաջին շաբաթվա համար.

1. Անցկացրեք հնգրոպեանոց քննարկում՝ ով ինչ է տեսնում, և ինչու։
2. Թող յուրաքանչյուրը մուտք գործի իր դերով և ստուգի աշխատանքային գործողությունները։
3. Մեկ շաբաթ անց հարցրեք, թե ինչ էր պակասում նրանց, և ճշգրտեք իրավունքները։
4. Եվս մեկ ամիս անց նայեք մատյանը և համոզվեք, որ գործողությունները կատարում են նրանք, ում դրանք վերապահված են։

Հաճախ տրվող հարցեր