Ադմինիստրատորի WhatsApp-ի քաոսը՝ ինչպես կարգի բերել

Հյուրերի հետ զրույցներում կարգը գալիս է, երբ յուրաքանչյուր պայմանավորվածություն ունի պահման մեկ տեղ, որը տեսնում է ողջ թիմը, և երբ հասկանալի է, թե ով է հենց հիմա վարում զրույցը։ Քանի դեռ ամրագրումներն ապրում են անձնական զրույցներում, ամրացված հաղորդագրություններում և ադմինիստրատորի հիշողության մեջ, կորուստներն անխուսափելի են։ Ստորև կքննարկենք, թե կոնկրետ որտեղ են դրանք առաջանում, ինչ արժե պահել և ինչպես կազմակերպել ընդհանուր մատյանը և զրույցի փոխանցումն աշխատակիցների միջև։

Որտեղ են կորչում ամրագրումները

Բնորոշ պատկերը՝ հաստատությունն ունի WhatsApp-ի համար, և այն օգտագործում են որպես անձնական։ Ադմինիստրատորը հյուրերի հետ նամակագրում է աշխատանքային հեռախոսից, սեփականատերը մշտական հյուրերին պատասխանում է իր հեռախոսից, իսկ մենեջերը ինչ-որ բան է քննարկում Telegram-ում։ Ամրագրումները գրվում են նոթատետրում, հեռախոսի նշումներում կամ մնում են միայն զրույցում։

Կոնկրետ որտեղ են առաջանում կորուստները.

• Հերթափոխն ավարտվեց, հեռախոսը գնաց ադմինիստրատորի հետ։ Բոլոր պայմանավորվածությունները, որոնց մասին գիտեր միայն նա, մնացին նրա մոտ։
• Զրույցը վարում են երկուսը։ Հյուրը սեփականատիրոջից ստանում է «այո, իհարկե», իսկ ադմինիստրատորը դրա մասին չգիտի և նույն սեղանը հաստատում է մեկ այլ հյուրի։
• Հաղորդագրությունը խեղդվեց։ Ակտիվ երեկոյին հայտն իջնում է ցուցակի ներքև, և պատասխանը գալիս է մեկ օր անց կամ ընդհանրապես չի գալիս։
• Պայմանավորվածությունը չհասավ մատյանին։ Հաստատեցին զրույցում, բայց գրքում չգրեցին։
• Ճշտումը կորավ երկար զրույցում։ Հյուրը խնդրել էր սեղան պատուհանի մոտ և տորթ՝ ժամը իննին։ Մեկ շաբաթ անց դա գտնել հաղորդագրությունների հոսքում գրեթե անհնար է։

Պատճառներից ոչ մեկը կապված չէ մարդկանց ծուլության հետ։ Սա հետևանք է այն բանի, որ անձնական շփման գործիքն օգտագործվել է որպես աշխատանքային մատյան։ Հերթափոխից դուրս եկող հայտերի հարակից խնդիրը քննարկված է երեկոյան և գիշերը եկող ամրագրման հայտերի մասին հոդվածում։

Ինչ է պետք պահել

Ամբողջ զրույցը բառ առ բառ պահելն անիմաստ է, բայց կա տեղեկությունների մի շարք, որոնց կորուստը թանկ է նստում։ Այն կարելի է ձևակերպել որպես կարճ ստուգաթերթ յուրաքանչյուր հյուրի համար.

1. Ով է նա. անունը և հեռախոսը։
2. Ինչի շուրջ են պայմանավորվել. ամսաթիվ, ժամ, հյուրերի թիվ, սեղան կամ վարպետ։
3. Հատուկ ցանկություններ. առիթը, տորթը, ծաղիկները, մանկական աթոռը, ալերգիաները։
4. Ձեր հայտնած պայմանները. չեղարկման կանոնները, սեղանը պահելու ժամանակը, դեպոզիտի պայմանները, եթե կան։
5. Պատմություն. եկե՞լ է արդյոք նախկինում, եղե՞լ են դեպքեր, երբ չի եկել, սիրելի սեղանը։
6. Ով է պատասխանել. աշխատակիցը, որպեսզի հնարավոր լինի ճշտել մանրամասները։

Սրա մի մասն ավելի լավ է պահել ամրագրման քարտում, մի մասը՝ հյուրի քարտում, իսկ երկար զրույցները՝ զրույցների ընդհանուր մատյանում, որտեղ կարելի է վերադառնալ ճշգրիտ ձևակերպման համար։ Գլխավորն այն է, որ այս երեք տեղերը միմյանց չհակասեն։

Մի ազնիվ վերապահում տվյալների մասին. պահեք այն, ինչ պետք է աշխատանքի համար, և ոչ ավելին։ Որքան քիչ է ավելորդը քարտում, այնքան ավելի հեշտ է պահպանել կարգը, և այնքան քիչ են հարցերն անձնական տվյալների մասին։

Օրինակ՝ ինչ է լինում առանց ընդհանուր տեղի

Ուրբաթ երեկոյան հյուրը գրում է սեփականատիրոջը. «Խնդրում եմ՝ հաստատեք սեղանը շաբաթ օրվա համար, ծննդյան տոն է լինելու»։ Սեփականատերը պատասխանում է «այո» և մոռանում ասել ադմինիստրատորին։ Շաբաթ օրը նույն սեղանը սովորական հայտով խոստանում են մեկ այլ ընկերախմբի։ Ոչ ոք չարամտորեն չի սխալվել. յուրաքանչյուրը գործել է ըստ այն բանի, ինչ տեսել է։ Դա կարելի է ուղղել միայն մեկ եղանակով՝ հաստատումը պետք է տեսանելի լինի բոլոր նրանց, ովքեր ամրագրումներ են ընդունում, և գրանցվի այն պահին, երբ տրվում է։

Զրույցների ընդհանուր մատյան

Լուծումը մեկ հարթության մեջ է. հյուրերի հետ բոլոր զրույցները պետք է հայտնվեն թիմին հասանելի ընդհանուր տեղում, այլ ոչ թե ապրեն առանձին հեռախոսներում։

Ինչ կարելի է անել առանց հատուկ ծրագրերի.

• ունենալ առանձին աշխատանքային համար և չպատասխանել անձնական հաշիվներից,
• պայմանավորվել, որ հաստատված ամրագրումն անմիջապես մուտքագրվում է ընդհանուր մատյան,
• յուրաքանչյուր ամրագրման մեջ կարճ գրառում անել՝ ինչ է խոստացված հյուրին,
• բնորոշ պատասխանները (հասցե, մենյու, չեղարկման կանոններ) պահել մեկ փաստաթղթում, որպեսզի բոլորը նույն կերպ պատասխանեն։

Այս մոտեցումն ունի սահման. երբ հայտերը շատ են, զրույցից մատյան ձեռքով տեղափոխումը սկսում է հետ մնալ, և կորուստները վերադառնում են։

GuestKeepr վիրտուալ ադմինիստրատորում դրա համար պատասխանատու է կաբինետի «Զրույցներ» բաժինը։ Այնտեղ հավաքված են հյուրերի բոլոր զրույցները բոտի հետ միացված ալիքներից՝ Telegram-ից և WhatsApp-ից, և այնտեղ աշխատում են որոնումն ու զտիչները։ Անհրաժեշտ իրավունքներ ունեցող ցանկացած աշխատակից բացում է զրույցը և տեսնում, թե ինչ է արդեն ասվել հյուրին։ Բոտի ստեղծած ամրագրումն անմիջապես հայտնվում է կաբինետում, և այն զրույցից ձեռքով տեղափոխելու կարիք չկա։ Մեկ անգամ միացնելով ալիքները՝ թիմն աշխատում է մեկ ցուցակի, այլ ոչ թե մի քանի հեռախոսների հետ։

Զրույցի փոխանցումն աշխատակիցների միջև

Նույնիսկ ընդհանուր մատյանի դեպքում մնում է հարցը՝ ո՞վ է հիմա պատասխանում հյուրին։ Քանի դեռ այն լուծված չէ, հյուրը ստանում է երկու տարբեր պատասխան կամ ոչ մեկը։

Փոխանցման պարզ կանոններ.

1. Զրույցն ունի մեկ վարող։ Եթե միացել եք զրույցին, ասեք այդ մասին աշխատանքային զրույցում կամ նշեք քարտում։
2. Զրույցը փոխանցելիս՝ թողեք նշում։ Երկու տող՝ ինչ է խոստացված, ինչ է մնացել անելու։
3. Ամրագրումները մի քննարկեք աշխատակիցների միջև անձնական հաղորդագրություններում։ Պայմանավորվածությունները պետք է հայտնվեն այնտեղ, որտեղ դրանք կտեսնի հերթափոխը։
4. Բարդ դեպքերի համար նշանակեք պատասխանատու։ Տոներ, մեծ ընկերախմբեր, բողոքներ. դա որոշում է մենեջերը կամ սեփականատերը, իսկ ադմինիստրատորը նրան փոխանցում է զրույցն ամբողջությամբ։

Եթե օգտագործում եք բոտ, զրույցին ավելանում է ևս մեկ մասնակից, և նրա ու մարդու միջև սահմանը պետք է հստակ լինի։ GuestKeepr-ում այն կազմակերպված է այսպես. երբ հարցը դուրս է սահմաններից, բոտը զրույցը փոխանցում է մարդուն, իսկ անձնակազմը ծանուցում է ստանում Telegram-ում։ Աշխատակիցը կարող է վերցնել զրույցը և պատասխանել կաբինետից։ Քանի դեռ զրույցը վարում է մարդը, բոտը լռում է։ Եթե աշխատակիցը 12 ժամ լռում է, բոտը վերադառնում է զրույցին։ Այդպես հյուրը միաժամանակ երկու պատասխան չի ստանում, իսկ զրույցը չի մնում առանց վարողի։ Թե ինչ արժե տալ բոտին, և ինչ՝ մարդուն, ավելին ԱԲ ադմինիստրատոր, թե կենդանի հոդվածում։

Բոտի սահմաններն արժե ազնվորեն նշել. նա վճարումներ չի ընդունում, հեռախոսազանգեր չի վարում և ամրագրման մասին հիշեցումներ չի ուղարկում։ Բարդ և ոչ ստանդարտ դեպքերը մնում են անձնակազմին։

Ինչպես կարգ հաստատել մեկ շաբաթում

Եթե հիմա ամեն ինչ ապրում է անձնական զրույցներում, մի փորձեք ամեն ինչ միանգամից վերափոխել։ Իրատեսական ծրագիր.

1. Առաջին օրերին դուրս գրեք, թե այսօր որտեղ են գալիս հայտերը՝ որ համարներին, որ հաշիվներին, ում հեռախոսներին։
2. Ընտրեք մեկ տեղ, որը կդառնա ամրագրումների գլխավոր մատյանը, և պայմանավորվեք, որ հաստատված ամրագրումն անմիջապես մուտքագրվում է այնտեղ։
3. Կազմեք ընդհանուր փաստաթուղթ բնորոշ պատասխաններով՝ հասցե, աշխատանքային ժամեր, մենյու, չեղարկման կանոններ։
4. Յուրաքանչյուր հերթափոխի համար նշանակեք պատասխանատու և նկարագրեք զրույցի փոխանցման կարգը։
5. Մեկ շաբաթ անց նայեք, թե որ ամրագրումներն այնուամենայնիվ անցել են մատյանի կողքով, և շտկեք գործընթացը։

Հասանելիության իրավունքներ

Ընդհանուր մատյանը չի նշանակում «բոլորը տեսնում են ամեն ինչ»։ Նույն զրույցը պարտադիր չէ, որ հասանելի լինի մատուցողին, փորձնակին և հաշվապահին։

Խելամիտ բաժանումն այսպիսին է.

• Սեփականատերը տեսնում է ամեն ինչ, ներառյալ կարգավորումները և գործողությունների մատյանը։
• Մենեջերն աշխատում է ամրագրումների, հյուրերի և զրույցների հետ։
• Ադմինիստրատորը կամ հոսթեսը վարում է ամրագրումները և պատասխանում հյուրերին։
• Մնացած անձնակազմը ստանում է միայն այն, ինչ պետք է հերթափոխում։

GuestKeepr-ի կաբինետում իրավունքները նշանակվում են ըստ դերերի, աշխատակիցներին հրավիրում են email-ով, մուտքը հնարավոր է Google-ով, իսկ ընդհանուր պլանշետներում աշխատում է PIN-ով մուտքը։ Մատյանում երևում է, թե ով ինչ արեց, ուստի վիճելի իրավիճակում կարելի է վերականգնել հաջորդականությունը։ Հաստատությունների տվյալները մեկուսացված են միմյանցից. ձեր զրույցները տեսանելի չեն այլ հաստատություններին։ Իսկ եթե հյուրը խնդրում է ջնջել իր տվյալները, սեփականատերը կարող է դրանք ամբողջությամբ ջնջել։

Եթե կարգը կառուցում եք ձեռքով, իմաստը նույնն է՝ որոշեք, թե ով ինչ իրավունք ունի տեսնելու և փոխելու, և գրեք դա մեկ փաստաթղթում։

Հաճախ տրվող հարցեր