Ամրագրումների գիրք՝ ինչով փոխարինել թղթայինը

Թղթե ամրագրումների գիրքն արժե փոխարինել էլեկտրոնայինով, երբ այն դադարում է լինել ամրագրումների միակ տեղը. մի մասը գրված է մեսենջերներում, մի մասը՝ ադմինիստրատորի գլխում, իսկ մի մասը՝ կպչուն թղթիկի վրա։ Լավ էլեկտրոնային փոխարինողն անում է երեք բան՝ թույլ չի տալիս սեղանը երկու անգամ զբաղեցնել, պահում է հյուրի պատմությունը և հեռախոսից հասանելի է ողջ հերթափոխին։ Ստորև կքննարկենք, թե ինչպես է աշխատում գիրքը, որտեղ է կոտրվում, և ինչ ստուգել անցումից առաջ։

Ինչպես է աշխատում ամրագրումների գիրքը

Դասական գիրքը պարզ է։ Էջում ամսաթիվն է, տողերը՝ ըստ ժամերի, սյունակները՝ ըստ սեղանների կամ սրահների։ Ադմինիստրատորը կամ հոսթեսը գրում է հյուրի անունը, մարդկանց թիվը, հեռախոսը և «ծննդյան օր» կամ «պատուհանի մոտ» տիպի նշում։ Առավոտյան հերթափոխը բացում է այսօրվա էջը և տեսնում, թե ում սպասել։ Երեկոյան ջնջում է եկածներին։

Այս ձևաչափն ունի իրական արժանիքներ, և դրանք անցման ժամանակ չպետք է կորցնել.

• Ամեն ինչ միանգամից երևում է։ Մեկ բացվածք՝ ամբողջ երեկոն աչքի առաջ։
• Ոչինչ միացնել պետք չէ։ Ոչ գաղտնաբառ, ոչ մարտկոց, ոչ կապ։
• Արագ է գրվում։ Գրիչն ու տողն ավելի արագ են, քան ցանկացած ձև, քանի դեռ հյուրը կանգնած է վահանակի մոտ։
• Սովորական է։ Նոր մարդուն պետք չէ բացատրել, թե ինչպես է այն կառուցված։

Ուստի հարցը ոչ թե «գիրքը վատն է» է, այլ «որ պահից այն այլևս չի հաղթահարում այն, թե ինչպես է հաստատությունն այսօր ընդունում ամրագրումները»։

Որտեղ է գիրքը ձախողում

Խնդիրները գրեթե միշտ առաջանում են գրքի և իրական կյանքի հանգույցում։

Ամրագրումը կա, իսկ գրքում՝ ոչ։ Հյուրը գրել է մեսենջերում 23:40-ին, ադմինիստրատորը պատասխանել է «այո, իհարկե» և պատրաստվում էր գրքում գրել առավոտյան։ Առավոտյան հերթափոխն այդ մասին չգիտի։ Այդ խնդրի մասին ավելի մանրամասն գրել ենք ադմինիստրատորի WhatsApp-ի քաոսի մասին հոդվածում։

Կրկնակի ամրագրում։ Երկու մարդ վերցնում են լսափողը կամ գրում են տարբեր զրույցներում և խոստանում են նույն սեղանը։ Գիրքը չի կանգնեցնի. գրիչը կգրի ինչ ասես։ Թե ինչպես է առաջանում այս սխալը, և ինչպես այն փակել, քննարկված է սեղանի կրկնակի ամրագրման մասին հոդվածում։

Պատմություն չկա։ Անցյալ ամսվա գիրքը դարակում է։ Հիշել, որ հյուրը սիրում է պատուհանի մոտի սեղանը, կամ որ նախորդ անգամ չի եկել, կարելի է միայն այն դեպքում, եթե ադմինիստրատորն անձամբ է դա հիշում։ Մարդն աշխատանքից դուրս եկավ, գնաց նաև հիշողությունը։

Ձեռագիր և ուղղումներ։ Ամրագրման տեղափոխումը վերածվում է ջնջված տողերի և սլաքների։ Երկու ժամ անց նույնիսկ հեղինակն այլևս վստահ չէ, թե որ գրառումն է արդիական։

Մեկ օրինակ։ Գիրքը դրված է վահանակի վրա։ Սեփականատերը տանն է, կառավարիչը՝ հարևան սրահում, երկրորդ ադմինիստրատորը հայտեր է ընդունում տնից. նրանցից ոչ ոք այն չի տեսնում։

Հետք չկա։ Ով գրեց, ով ջնջեց, ով տեղափոխեց՝ հայտնի չէ։ «Ես դա չեմ չեղարկել» վեճը լուծելու բան չկա։

Չեկողներ։ «Չեկավ» նշումը գրքում կա լավագույն դեպքում խաչիկի տեսքով։ Դրանից պատկեր կազմել, թե ով և որքան հաճախ չի գալիս, գրեթե անհնար է։ Այդ մասին առանձին վերլուծություն կա՝ ռեստորանում չեկող հյուրեր։

Ինչ է պետք էլեկտրոնային գրքից

Ոչ ամեն փոխարինող է թղթից ավելի լավը։ Բոլորի համար ընդհանուր էլեկտրոնային աղյուսակը լուծում է «մեկ օրինակի» խնդիրը, բայց չի լուծում կրկնակի ամրագրումը և պատմությունը։ Ահա ստուգաթերթ, որով արժե գնահատել ցանկացած տարբերակ։

1. Համընկնումների վերահսկողություն։ Համակարգն ինքը թույլ չի տալիս սեղանը նշանակել արդեն զբաղված ժամի համար։ Ոչ թե «կարմիրով ընդգծում է», այլ հենց թույլ չի տալիս։
2. Մեկ տեղ բոլոր ալիքների համար։ Մեսենջերից, զանգից կամ մուտքի մոտ եկած մարդուց ստացված ամրագրումը հայտնվում է մեկ ցուցակում։
3. Հյուրի քարտ։ Անուն, հեռախոս, նախկին այցեր, ցանկություններ, անձնակազմի նշումներ։
4. Կարգավիճակներ։ Սպասվում է, նստած է, գնացել է, չի եկել, չեղարկված է։ Ոչ թե պարզապես տող, այլ վիճակ։
5. Հասանելիություն հեռախոսից։ Սեփականատերը և կառավարիչը տեսնում են երեկոն՝ առանց սրահ գալու։
6. Դերեր։ Հոսթեսը գրում և նստեցնում է, բայց չի ջնջում հյուրերի բազան, սեփականատերը տեսնում է ամեն ինչ։
7. Գործողությունների մատյան։ Ով ինչ արեց և երբ։
8. Մուտք, որը չի դանդաղեցնում հերթափոխը։ Վահանակի մոտի ընդհանուր պլանշետում երկար գաղտնաբառեր չպետք է լինեն։
9. Տվյալների պաշտպանություն։ Հյուրերի հեռախոսները չպետք է գտնվեն ընդհանուր փաստաթղթում, որի հղումը բոլորն ունեն։

Եթե տարբերակը չունի առաջին երկու կետերը, դա ավելի շուտ գեղեցիկ թուղթ է, քան փոխարինող։ Ալիքները, լեզուները և սակագինը հաշվի առնող չափանիշների ավելի ընդհանուր ցուցակը կա ինչպես ընտրել սեղանների ամրագրման համակարգ հոդվածում։

Կրկնակի ամրագրում՝ գլխավոր թեստը

Եթե պետք է էլեկտրոնային գիրքը ստուգել հինգ րոպեում, արեք մեկ թեստ։ Ստեղծեք ամրագրում սեղանի համար՝ 20:00–22:00։ Հետո փորձեք ստեղծել երկրորդը նույն սեղանի համար՝ 21:00-ին։ Լավ համակարգը կմերժի։ Վատը կպահի երկուսն էլ, և դուք դրա մասին կիմանաք սրահում, երբ երկու հյուր գան նույն երեկոյան։

Երկրորդ թեստը՝ ինչ կլինի, եթե հյուրերն արդեն նստած են։ Նման ամրագրումը սխալմամբ չեղարկելը կամ տեղափոխելը շատ հեշտ է. սեղմեցիք ոչ այն տողը։ Խելամիտ է, երբ համակարգը պարզապես թույլ չի տալիս փոխել այն ամրագրումը, որով նստեցումն արդեն կայացել է։

Ինչպես է դա արված GuestKeepr-ում

Եթե համառոտ, GuestKeepr-ը վերը թվարկվածը փակում է այսպես։ Սա GuestKeepr վիրտուալ ադմինիստրատորն է. բոտն ընդունում է հայտեր Telegram-ում և WhatsApp-ում, իսկ անձնակազմի կաբինետը ծառայում է որպես էլեկտրոնային գիրք։

• Նույն սեղանի կրկնակի ամրագրումը համընկնող ժամերի համար անհնար է. դա ստուգվում է տվյալների բազայի մակարդակում, ոչ միայն էկրանին։
• Այն ամրագրումը, որով հյուրերն արդեն նստած են, չի կարելի չեղարկել կամ տեղափոխել։
• «Ամրագրումներ» բաժնում կա յուրաքանչյուր օրը, պատմությունը, տեղափոխումը, չեղարկումը և «չեկան» նշումը։ Ամրագրման քարտում երևում են հյուրի ցանկությունները։
• «Սեղաններ» բաժնում երևում է կենդանի սրահը՝ հյուրերի նստեցումը, առանց ամրագրման հյուրերը, սեղանների շրջանառությունը և յուրաքանչյուր սեղանի մոտակա ամրագրումը։
• «Հյուրեր» բաժնում պահվում են քարտերը՝ մշտական հյուրի նշանը, սիրելի սեղանը, նախասիրությունները, անձնակազմի դիտողությունները և այցերն ըստ շաբաթվա օրերի։
• «Մատյանը» ցույց է տալիս, թե ով ինչ արեց։
• Իրավունքները կարգավորվում են ըստ դերերի, աշխատակիցներին հրավիրում են email-ով, իսկ ընդհանուր պլանշետից կարելի է մուտք գործել PIN-ով։
• Կաբինետն աշխատում է հեռախոսում որպես հավելված (PWA)։
• Յուրաքանչյուր հաստատության տվյալները մեկուսացված են մյուսներից։

Ազնիվ սահմաններ՝ GuestKeepr-ը վճարումներ և կանխավճարներ չի ընդունում։ Դա մեսենջերների բոտ է՝ գումարած կաբինետ, ոչ թե ունիվերսալ կոմբայն։ Եթե ձեզ պետք է հենց դա, արտադրանքը կհամապատասխանի։ Եթե ոչ, միևնույն է կարող եք գիրքը կարգի բերել վերը նշված ստուգաթերթով։

Անցում՝ առանց սթրեսի

Ամենահաճախ սխալը՝ գործարկման օրը գիրքը դեն նետելը։ Ավելի լավ է գործել փուլերով։

1. Զուգահեռ աշխատանքի մեկ շաբաթ։ Նոր ամրագրումները գրվում են և՛ համակարգում, և՛ գրքում։ Ադմինիստրատորը վարժվում է, իսկ դուք տեսնում եք անհամապատասխանությունները։
2. Տեղափոխեք ապագա ամրագրումները։ Այն ամենը, ինչ արդեն գրված է մոտակա ամսաթվերի համար, ձեռքով մուտքագրեք համակարգ։ Անցյալը տեղափոխել պետք չէ. պատմությունը կսկսվի առաջին օրվանից։
3. Ստեղծեք սեղաններն ու գոտիներն այնպես, ինչպես դրանք անվանում է անձնակազմը։ Եթե բոլորն ասում են «պատուհան-2», սեղանը մի անվանեք «T-14»։
4. Բաշխեք դերերը։ Հոսթես, ադմինիստրատոր, կառավարիչ, սեփականատեր։ Բոլորին մի դարձրեք սեփականատեր՝ «ավելի պարզ լինելու համար»։
5. Պայմանավորվեք կանոնի շուրջ։ Ով ընդունում է ամրագրումը, այն անմիջապես մուտքագրում է համակարգ, այլ ոչ թե «հետո»։ Առանց դրա ցանկացած համակարգ կդառնա երկրորդ գիրք։
6. Փակեք գիրքը։ Երբ երկու շաբաթ անընդմեջ անհամապատասխանություններ չկան, թուղթը հանեք վահանակից։ Երկու զուգահեռ գրքեր պետք են միայն անցման ժամանակ, հետո դրանք վնասում են։

Եվ վերջինը՝ մի փորձեք թուղթը պատճենել մեկը մեկի։ Գրքի հմայքը պարզության մեջ է, և դա պետք է պահպանել. ամրագրում գրելը չպետք է ավելի բարդ լինի, քան գրքի տողը։ Եթե մուտքագրումը մեկ րոպեից ավելի է տևում, անձնակազմը կվերադառնա կպչուն թղթիկներին։

Հաճախ տրվող հարցեր