Ամրագրման հայտերը երեկոյան և գիշերը՝ ինչպես չկորցնել

Ամրագրման հայտերը չեն կորչում, երբ ունեն մեկ տեղ, որտեղ հասնում են օրվա ցանկացած ժամի, և հստակ կանոն, թե ով և երբ է դրանք մշակում։ Գիշերը եկած հաղորդագրությունները պարտավոր չեն նույն րոպեին պատասխան ստանալ, բայց չպետք է մինչև կեսօր սպասեն՝ առանց մեկ բառի։ Ստորև՝ թե երբ են գալիս հայտերը, ինչ կարելի է կարգավորել, որ հյուրը չգնա ուրիշների մոտ, և երբ է ձեռնտու բոտ միացնելը։

Երբ են գալիս հայտերը

Հյուրն ընտրում է, թե ուր գնալ, այն պահին, երբ իրեն է հարմար, ոչ թե երբ ձեզ է հարմար պատասխանել։ Բնորոշ սցենարներ՝ որպես օրինակ.

• Ուրբաթ՝ ժամը 23:40-ին, մարդը գրում է. «Ուզում ենք շաբաթ օրը՝ ժամը 20:00-ին, վեց հոգի ենք»։ Դուք մեկ ժամ առաջ եք փակվել։
• Աշխատանքային օրվա առավոտյան ժամը 8-ին՝ հաղորդագրություն. «Այսօր երեկոյան սեղան կա՞»։ Ադմինիստրատորը գալիս է կեսօրին։
• Ցերեկը, հերթափոխի ամենաեռուն պահին, հայտը խեղդվում է մյուս հաղորդագրությունների մեջ. անձնակազմը զբաղված է սրահում գտնվող հյուրերով։
• Հանգստյան օրվա երեկոյան հյուրը հարցնում է VIP սրահի մասին, իսկ նման հարցերի պատասխանատուն այսօր հանգստանում է։

Բոլոր դեպքերի ընդհանուրը՝ հյուրը չգիտի, որ դուք փակ եք։ Նա պատասխանի է սպասում և, չսպասելով, գրում է մեկ այլ հաստատության։ Ամրագրումներն այստեղ կորչում են ոչ թե ինչ-որ մեկի անփութության պատճառով, այլ հյուրի ռեժիմի և հերթափոխի ռեժիմի միջև եղած խզման։

Օգտակար է գոնե մեկ անգամ դուրս գրել, թե սովորաբար երբ են գալիս ձեր հայտերը։ Թերթեք զրույցները երկու շաբաթվա կտրվածքով. սովորաբար երևում են հերթափոխից դուրս մեկ-երկու «սապատ», և ընդունումը կարելի է կազմակերպել դրանց համար։

Ինքնապատասխանը և դրա սահմանները

Ամենապարզ միջոցը մեսենջերի ինքնապատասխանն է։ Այն հայտնում է, որ հաղորդագրությունը ստացել եք և կպատասխանեք որոշակի ժամի։ Դա զգալիորեն նվազեցնում է հյուրի անհանգստությունը։

Լավ ինքնապատասխանը կարճ է և ազնիվ.

Բարև ձեզ։ Մենք ստացել ենք ձեր հաղորդագրությունը։ Ադմինիստրատորը պատասխանում է ամեն օր՝ 12:00-ից մինչև 24:00, և կպատասխանի ձեզ հերթափոխի սկզբին։ Եթե ամրագրումն այսօրվա համար է, գրեք ժամը և հյուրերի թիվը, այդպես ավելի արագ կօգնենք։

Ինչ կարող է ինքնապատասխանը՝ հանգստացնել, հայտնել աշխատանքային ժամերը, հավաքել պակասող տվյալները (ամսաթիվ, ժամ, հյուրերի թիվ, հեռախոս)։

Ինչ չի կարող՝ ստուգել ազատ սեղանները, հաստատել ամրագրումը, պայմանավորվել հատուկ պայմանների շուրջ։ Եթե ինքնապատասխանը խոստանում է ավելին, քան հաստատությունը կանի, հյուրը կրկնակի կնեղանա։ Մի գրեք «ամրագրումն ընդունված է», եթե այն դեռ չեք ստուգել։

Ինքնապատասխանի պարզ կանոններ.

1. Մի խոստացեք հաստատում, խոստացեք պատասխան։
2. Նշեք կոնկրետ ժամը, երբ կպատասխանեն։
3. Խնդրեք միանգամից ուղարկել հիմնական տվյալները, որպեսզի առավոտյան նորից չհարցնեք։
4. Մի օգտագործեք նույն տեքստը բոլոր դեպքերի համար։ Այսօրվա հայտի և հաջորդ ամսվա հայտի համար կարելի է տարբեր պատասխաններ պահել։

Հերթի առավոտյան մշակումը

Որպեսզի գիշերային հայտերը չկուտակվեն, պայմանավորվեք մի ծեսի շուրջ։ Օրինակ՝ հերթափոխի սկզբում ադմինիստրատորը տասը րոպե նայում է գիշերային բոլոր հաղորդագրությունները՝ ըստ հրատապության։

Մշակման հերթականությունը.

1. Սկզբում՝ այսօրվա և վաղվա հայտերը։ Դրանց համար ժամանակն ամենաթանկն է։
2. Հետո՝ մեծ ընկերախմբերն ու VIP-ը։ Դրանք ճշտումներ են պահանջում, ավելի լավ է չհետաձգել։
3. Մնացածը՝ ստացման հերթականությամբ։
4. Յուրաքանչյուր հայտին՝ երեք պատասխաններից մեկը. հաստատված է, առաջարկված է այլ ժամ, հյուրից տեղեկություն է պետք։

Հետևեք, որ յուրաքանչյուր հայտ ունենա պատասխանատու։ Եթե երկու ադմինիստրատոր միաժամանակ պատասխանում են նույն հյուրին, նա ստանում է երկու տարբեր պատասխան։ Եթե ոչ ոք չի պատասխանում, որովհետև «հավանաբար արդեն պատասխանել են», հայտը կորչում է։ Բավական է մեկ տող աշխատանքային զրույցում. «վերցնում եմ 12-ից 14-ը եկած հայտերը»։

Առանձին պրակտիկա՝ մշակված հայտերը մի թողեք մեսենջերում՝ որպես պահման միակ տեղ։ Հաստատված ամրագրումը պետք է հայտնվի ամրագրումների մատյանում, այլապես դուք պայմաններ եք ստեղծում կրկնակի ամրագրման և շփոթի համար։

Ինչ պատասխանել, երբ տեղ չկա

Առանձին հմտություն՝ մերժել՝ առանց հյուրին կորցնելու։ Եթե խնդրված ժամին ամեն ինչ զբաղված է, մի սահմանափակվեք «տեղ չկա» պատասխանով։ Առաջարկեք մոտակա ազատ ժամը, այլ սեղան կամ այլ օր և հարցրեք՝ հարմա՞ր է։ Հյուրը, որին ազնվորեն պատասխանել են և այլընտրանք առաջարկել, հաջորդ անգամ կհիշի ձեզ։ Կարճ «ոչ» ստացած հյուրը կգտնի մեկ այլ հաստատություն։ Նման պատրաստի պատասխաններն օգտակար է պահել ընդհանուր փաստաթղթում, որպեսզի առավոտյան հերթափոխը նույն կերպ պատասխանի։

Մեկ մուտք՝ անձնական զրույցների փոխարեն

Կորուստների ամենահաճախ պատճառը ոչ թե գիշերն է, այլ մասնատվածությունը։ Մի հայտը գալիս է սեփականատիրոջ անձնական WhatsApp-ին, մյուսը՝ հաստատության հաշվին, երրորդը՝ մեկնաբանություններին կամ ադմինիստրատորի Telegram-ին։ Յուրաքանչյուրը նայում է իրենը։

Լուծումն իմաստով պարզ է՝ ընդունման բոլոր ալիքները բերվում են մեկ տեղ, որտեղից ամեն ինչ երևում է։ Երբ հայտը հայտնվել է ընդհանուր մատյանում, կարևոր չէ, թե ով է հերթափոխում և ում մոտ է հեռախոսը։

Ինչ է տալիս մեկ մուտքը.

• հայտերի մեկ ցուցակ, որը տեսնում է ողջ թիմը,
• յուրաքանչյուր հյուրի հետ զրույցի ընդհանուր պատմություն,
• հյուրին գործընկերոջը փոխանցելու հնարավորություն՝ առանց վերապատմելու,
• ավելի քիչ հավանականություն, որ մարդը գնացել է՝ պատասխան չստանալով։

Ինչպես հավաքել զրույցները և բաշխել հասանելիությունը, մանրամասն գրված է ադմինիստրատորի WhatsApp-ի քաոսի մասին հոդվածում։

Երբ է պետք բոտ

Ինքնապատասխանը և առավոտյան մշակումը լավ են աշխատում փոքր հոսքի դեպքում։ Եթե հայտերը շատ են կամ գալիս են ամենաանհարմար ժամերին, ձեռքով դրանք ընդգրկել չի ստացվի։ Այդ ժամանակ հարմար է բոտ-ադմինիստրատորը։

GuestKeepr վիրտուալ ադմինիստրատորում երեկոյան և գիշերային հայտերը մշակվում են այսպես.

• Բոտը շուրջօրյա պատասխանում է հյուրին Telegram-ում և WhatsApp-ում՝ ստուգում է ազատ ժամերը կամ տեղերը, ցույց է տալիս սեղանները կամ վարպետներին և ստեղծում ամրագրումը։ Եթե հյուրը գրում է ձայնային հաղորդագրությամբ, բոտն այն վերածում է տեքստի (դրա համար հարթակն օգտագործում է խոսքի ճանաչում)։
• Բոտը միշտ ճշտում է անունը, հեռախոսը, տեղն ու ժամը։ Նա չի հաստատում այն ամրագրումը, որն ինքը չի ստեղծել։
• Ամրագրումն անմիջապես հայտնվում է կաբինետում։ Համակարգը թույլ չի տա նույն սեղանի կրկնակի ամրագրում համընկնող ժամերի համար։
• Բոտը գիտի մենյուն և հաստատության պրոֆիլը՝ նկարագրությունը, դեպոզիտի և չեղարկման պայմանները, դրես-կոդը, տարիքային սահմանափակումները, պատրաստի պատասխանները։ Պայմանները հայտնում է տեքստով, վճարումներ չի ընդունում։
• Եթե հարցը դուրս է նրա հնարավորություններից (հատուկ պայմաններ, բողոք, ոչ ստանդարտ միջոցառում), բոտը զրույցը փոխանցում է մարդուն։ Աշխատակիցը ծանուցում է ստանում Telegram-ում և կարող է զրույցը վերցնել կաբինետից։ Բոտը լռում է, քանի դեռ զրույցը վարում է մարդը, և վերադառնում է աշխատակցի 12 ժամ լռելուց հետո։
• Առավոտյան ադմինիստրատորը բացում է կաբինետը և տեսնում գիշերվա ընթացքում ստեղծված ամրագրումները, իսկ «Զրույցներ» բաժնում որոնմամբ կարող է գտնել ցանկացած զրույց։

Ազնիվ սահմաններ՝ բոտը չի զանգում, վճարումներ չի ընդունում և ամրագրման մասին հիշեցումներ չի ուղարկում։ Ամեն ոչ ստանդարտ բան մնում է մարդուն, իսկ բոտն իր վրա է վերցնում բնորոշ հարցումները, որոնք քննարկում չեն պահանջում։ Հնարավորությունների մասին ավելին կարող եք կարդալ ռեստորանի բոտ-ադմինիստրատորի մասին վերլուծության մեջ։

Եթե կասկածում եք՝ արդյոք ձեզ բոտ է պետք, ստուգեք մեկ պարզ նշան՝ շաբաթական քանի հայտ եք մշակում հերթափոխից դուրս, և դրանցից քանիսն են անպատասխան մնում մինչև հաջորդ օրը։ Եթե պատասխանը «գրեթե բոլորը» կամ «մենք չենք հաշվում» է, առաջին քայլը հաշվելն է, ոչ թե գնելը։

Հաճախ տրվող հարցեր