Как настроить бота-администратора для заведения

Настройка бота-администратора сводится к пяти шагам: подключить канал, описать места (столы или мастеров), загрузить меню, заполнить профиль заведения и пригласить сотрудников с нужными ролями. Бот отвечает только на то, что ему рассказали, поэтому основное время уходит не на технику, а на подготовку информации. Ниже порядок действий и список того, что собрать заранее.

Что подготовить до запуска

Не открывайте кабинет с пустой головой. Соберите в одном документе:

• название и короткое описание заведения: чем отличается, для кого;
• список столов, залов и зон (или мастеров и услуг для салона) с вместимостью;
• график работы и особые дни;
• меню в любом удобном виде: PDF, фото, Excel, Word или просто текст;
• условия депозита или минимального чека, если они есть;
• правила отмены и переноса брони;
• дресс-код и возрастные ограничения;
• акции, которые идут сейчас;
• ответы на вопросы, которые гости задают каждую неделю (парковка, дети, животные, терраса);
• список сотрудников и то, кто за что отвечает.

На это уходит вечер, но дальше вы будете благодарны себе: каждая пустая строка может превратиться в вопрос гостя, на который бот не сможет ответить и позовёт человека.

Шаг 1. Каналы

Гости пишут туда, где им удобно, поэтому подключайте тот канал, в котором вы реально общаетесь. В GuestKeepr работают Telegram и WhatsApp (через Cloud API). В кабинете для этого есть раздел «Каналы».

Что стоит знать до подключения:

• Язык. Бот отвечает на языке гостя: по-русски, по-английски, по-румынски или по-армянски.
• Голосовые сообщения. Бот превращает их в текст. Для этого на стороне платформы должен быть подключён ключ распознавания речи.
• Окно WhatsApp. Ответить гостю можно в течение 24 часов после его сообщения. Это правило мессенджера, оно влияет на то, как вы строите общение.
• Телефон в Telegram. Бот просит гостя подтвердить номер кнопкой «поделиться номером»: так он убеждается, что бронь принадлежит этому человеку.

Подробнее о различиях каналов мы писали в статье про бронирование через WhatsApp и Telegram.

Шаг 2. Места: столы или мастера

В основе всего лежат «ресурсы»: для клуба и ресторана это столы и VIP-залы, для салона красоты это мастера. В разделе «Настройка» вы задаёте места и зоны. Термины в интерфейсе подстраиваются под тип заведения: «бронь» или «запись», «стол» или «мастер».

Советы по заполнению:

1. Называйте столы так, как их называют сотрудники в зале: «Окно 3», «VIP-1», а не абстрактные номера, которых никто не помнит.
2. Указывайте вместимость честно. Если стол на четверых, не пишите «до шести» ради удобства.
3. Выделяйте зоны: терраса, основной зал, бар. Гости спрашивают о них часто.
4. Для салона перечислите мастеров, и бот сможет показать, кто свободен.

Хорошая новость про надёжность: двойная бронь одного стола на пересекающееся время в системе невозможна, это контролируется на уровне базы данных. Бронь, по которой гости уже сидят, нельзя отменить или перенести.

Шаг 3. Меню

Бот знает меню, если вы его загрузили. Поддерживаются PDF, фото, Excel, Word и обычный текст. Есть также редактор меню в разделе «Настройка». Тонкости оформления мы вынесли в отдельную статью: как подготовить меню для бота.

Коротко:

• проверьте, что цены и позиции актуальны, потому что бот будет цитировать их гостю;
• если у вас сезонное меню, обновляйте файл вместе с карточками блюд;
• лучше загрузить аккуратный текстовый файл, чем смазанную фотографию.

Шаг 4. Профиль заведения

Это главный документ для бота. В профиле заведения владелец заполняет:

• описание заведения;
• условия депозита или минимального чека;
• условия отмены;
• акции;
• готовые ответы на частые вопросы;
• дресс-код;
• возрастные ограничения.

Одно важное уточнение. Условия депозита и отмены бот только сообщает гостю текстом. Он не принимает оплату, не считает депозит и не берёт предоплату. Если вам нужен приём денег, это придётся организовывать отдельно, вне бота.

Как писать условия, чтобы их понимали, посмотрите в статье про политику отмены брони. Формулировки должны быть короткими и однозначными: «Депозит возвращается при отмене не позднее чем за сутки» читается лучше, чем длинный абзац.

Пример готового ответа: «Дресс-код у нас смарт-кэжуал, спортивная одежда и шлёпанцы не допускаются. Вход с 21 года». Если у вас другие правила, напишите свои: это просто пример структуры.

Шаг 5. Сотрудники и роли

Когда бот готов, добавьте людей. В разделах «Сотрудники» и «Роли» задаются права, а приглашения отправляются по email. Вход возможен через Google, а на общих планшетах в зале удобен вход по PIN. Подробно об этом написано в статье про роли сотрудников в кабинете.

Договоритесь заранее:

• кто получает оповещения, когда бот зовёт администратора (они приходят в Telegram);
• кто в смену перехватывает чат и отвечает гостю из кабинета;
• кто имеет право отменять и переносить брони.

Проверка перед запуском

Прежде чем сообщать гостям, что у вас появился бот, пройдите по сценариям, как будто вы гость:

1. Спросите про свободные места на ближайшую пятницу.
2. Забронируйте стол, перенесите бронь и отмените её.
3. Попросите меню.
4. Спросите про дресс-код, депозит и отмену.
5. Задайте вопрос, на который бот не должен знать ответа, и убедитесь, что он зовёт человека.
6. Напишите на английском и голосовым сообщением.

Если на каком-то шаге ответ неверный или пустой, значит, не хватает записи в профиле: допишите её и повторите.

Цен и сроков мы не называем: они пока не определены.

После запуска

В первую неделю читайте переписки в разделе «Переписки» и смотрите, где бот звал администратора. Каждый такой случай подсказывает, чего не хватает в профиле. Через пару недель набор готовых ответов станет заметно полнее. Как делить работу между ботом и сотрудниками, разобрано в статье про ИИ-администратора и живого.

Если коротко представить подход, то виртуальный администратор GuestKeepr работает настолько хорошо, насколько хорошо вы описали заведение.

Типичные ошибки при настройке

• Скопировали меню с сайта вместе со старыми ценами. Сверьте каждую цену с тем, что сегодня в зале.
• Слишком длинные правила. Гость читает в мессенджере с телефона. Абзац из десяти строк никто не дочитает, поэтому делите условия на короткие пункты.
• Не назначили ответственного. Когда бот зовёт администратора, оповещение должно дойти до конкретного человека в смену, а не «до всех и ни до кого».
• Не проверили сценарий переноса. Отмена и перенос чаще всего ломаются на мелочах: другое время, другой стол, другое число гостей. Пройдите их руками.
• Запустили и забыли. Профиль заведения живёт вместе с заведением: новое меню, новая акция, новый график требуют правки.

Частые вопросы