Administratorul virtual pentru club

Administratorul virtual pentru club primește în mesagerii cereri pentru mese și săli VIP cât timp angajații sunt ocupați cu sala sau dorm: verifică ce e liber, înregistrează oaspetele și îi spune regulile serii. Deciziile în cazurile disputate rămân la oameni: botul le predă dialogul și îi anunță că e nevoie de ajutor. Mai jos vedem prin ce se deosebește clubul de restaurant în privința rezervărilor, ce i se poate încredința botului și cum să țineți totul sub control.

Sarcinile clubului pe care le rezolvă botul

Rezervarea la club se deosebește de cea la restaurant prin câteva lucruri, și tocmai ele pun presiune pe administrator.

Cererile vin în cel mai incomod moment. Oaspetele hotărăște unde să meargă vineri joi seara târziu sau chiar în timpul turei dumneavoastră. Administratorul e atunci ocupat la intrare sau în sală, iar mesajele se adună.

Întrebările se repetă. „Ce program aveți azi?”, „Aveți cod vestimentar?”, „Câte persoane încap în VIP?”, „De la ce vârstă se intră?” Sunt întrebări tipice, la care proprietarul știe răspunsurile și le poate scrie o singură dată.

Masa costă scump. O greșeală la rezervarea unei săli VIP costă vizibil mai mult decât una la o masă obișnuită. De aceea, aici ordinea în evidență contează mai mult decât viteza.

Oaspeții sunt obișnuiți să scrie în mesagerie. Pentru mulți, „rezervați-ne o masă pentru vineri” e cel mai simplu și mai familiar mod. Dacă răspunsul vine peste o jumătate de zi, oaspetele s-a înțeles deja cu alt local. Cum să organizați primirea cererilor în afara turei e explicat detaliat în articolul despre cererile de rezervare seara și noaptea.

Administratorul virtual nu rezolvă toate acestea în locul dumneavoastră, dar preia rutina: primul răspuns, verificarea disponibilității și înregistrarea.

Mesele și sălile VIP ca resurse

În GuestKeepr, ce se poate rezerva se numește resursă. Pentru un club acestea sunt mesele și sălile VIP, pentru un salon de frumusețe sunt specialiștii. Terminologia din panou se adaptează: „rezervare” și „masă” pentru cluburi și restaurante, „programare” și „specialist” pentru saloane.

Ce dă asta în practică:

• Fiecare masă și sală e introdusă separat. Fiecare are denumirea ei și gradul ei de ocupare.
• Zonele. Mesele pot fi împărțite pe zone: sala principală, terasa, VIP. Oaspetele poate preciza unde vrea să stea.
• Suprapunerile sunt imposibile. Aceeași masă nu poate fi rezervată de două ori pentru ore care se suprapun. Verificarea are loc la nivelul bazei de date, nu „din ochi”.
• Imaginea vie a serii. În secțiunea „Mese” din panou se văd așezarea oaspeților, oaspeții fără rezervare, turele și cea mai apropiată rezervare la fiecare masă.

Pentru club, ultimul punct e deosebit de important: în timpul nopții apar mereu oaspeți fără rezervare, iar hostessa trebuie să înțeleagă repede ce e liber chiar acum și când vine următoarea rezervare. Mai multe despre lucrul cu sala: așezarea oaspeților și sala vie.

Cum arată rezervarea unei mese VIP

Un exemplu ilustrativ. Oaspetele scrie în Telegram:

Vrem un VIP pentru sâmbătă, suntem opt, e o zi de naștere.

Ce face botul:

1. Precizează ora sosirii și o verifică cu ocuparea reală.
2. Arată mesele sau sălile potrivite.
3. Cere numele și telefonul. În Telegram îi cere oaspetelui să-și confirme numărul cu butonul „partajează numărul”.
4. Creează rezervarea și abia după aceea îi spune oaspetelui că a fost înregistrată.
5. Administratorul vede rezervarea în panou, iar în fișa rezervării sunt dorințele oaspetelui.

Dacă oaspetele trimite un mesaj vocal („rezervați-ne pentru sâmbătă, suntem șase”), botul îl transformă în text și procedează la fel. Pentru asta, pe partea platformei trebuie conectată recunoașterea vorbirii.

Dacă e nevoie de ceva nestandard, de exemplu o comandă specială sau o aprobare de la manager, botul cheamă administratorul, iar personalul primește o notificare în Telegram.

Meniul, regulile și răspunsurile gata

Clubul nu răspunde doar la întrebarea „mai sunt locuri?”. Oaspeții întreabă de sortiment, promoții și condiții. Botul răspunde la acestea doar cu ce a pus proprietarul în sistem:

• Meniul. Poate fi încărcat ca PDF, fotografii, fișier Excel sau Word ori ca text.
• Profilul localului. Descrierea, promoțiile, condițiile de depozit sau de notă minimă, condițiile de anulare, răspunsurile gata.
• Codul vestimentar și restricțiile de vârstă. Proprietarul le scrie în profil, iar botul i le comunică oaspetelui.

Aici trebuie spus sincer. Botul comunică condițiile, dar nu verifică și nu încasează nimic. Nu primește plăți și nu calculează depozitul. Dacă pentru VIP aveți o notă minimă, botul doar îi va spune oaspetelui despre ea în text. De asemenea, nu verifică vârsta și nu controlează codul vestimentar: asta o face paza de la intrare. Dacă în profil nu există un răspuns, botul nu-l inventează, ci cheamă un om.

Cum să pregătiți aceste materiale ca răspunsurile să fie exacte e descris în articolul despre meniul pentru bot.

Controlul personalului și accesul

Un club lucrează de regulă cu mulți oameni: administratori, hostess, manageri, uneori colaboratori externi. Nu fiecare are nevoie de acces la tot.

În panou există:

• Roluri și drepturi. Drepturile se configurează pe roluri: hostessa își face partea ei, managerul vede mai mult, proprietarul vede tot.
• Invitații pe email și intrare prin Google. Un angajat nou primește acces fără să i se transmită parole comune.
• Intrarea cu PIN pe tabletele comune. Tableta de la intrare sau de la bar nu cere o autentificare lungă la fiecare tură.
• Jurnalul. Cine ce a făcut: a creat, a mutat, a anulat.
• Conversațiile. Toate dialogurile botului cu oaspeții, cu căutare și filtre. Puteți verifica ce anume a răspuns botul.

Dacă un angajat îi răspunde singur oaspetelui, preia conversația din panou. Cât timp dialogul e purtat de un om, botul tace, iar dacă angajatul nu a scris 12 ore, botul revine. Cum să împărțiți drepturile fără să complicați tura e descris în articolul despre rolurile angajaților în panou.

În plus: datele localului sunt izolate de datele altor localuri, iar proprietarul poate șterge complet datele unui oaspete. Localul are, de asemenea, dreptul să interzică folosirea conversațiilor sale (în formă anonimizată) pentru îmbunătățirea serviciului.

Regimul de noapte: cum să nu pierdeți o cerere

Pentru un club, cel mai valoros timp pentru cereri cade în orele în care în sală e zgomot. Stabiliți în echipă o regulă simplă: cine se uită în secțiunea „Conversații” și în coada de notificări și în ce moment al turei. Botul va primi și va înregistra singur o rezervare tipică, dar cererile nestandard vor aștepta un om. Dacă dimineața nu are cine să se ocupe de ele, oaspetele va primi răspunsul prea târziu, iar aici botul nu vă poate ajuta.

Ce nu face botul

Lista limitelor pentru club merită ținută la vedere.

• Nu primește plăți în avans și plăți online.
• Nu înlocuiește „fața clubului” de la intrare: selecția la intrare și decizia de a lăsa pe cineva să intre rămân la oameni.
• Nu răspunde pentru ce nu există în profilul localului și în meniu: acolo unde nu există răspuns, cheamă un om.
• Nu își asumă înțelegeri nestandard. Pentru asta există predarea dialogului.

Dacă pentru dumneavoastră contează tocmai plata în avans a mesei, va trebui în continuare s-o rezolvați în afara GuestKeepr: botul doar va comunica condițiile pe care le-ați scris.

Cum să începeți

Dacă sunteți proprietarul sau directorul unui club, ordinea rezonabilă e următoarea. În mare, nu diferă cu nimic de lansarea într-un restaurant, iar scenariul tipic e descris în articolul despre botul-administrator pentru restaurant.

1. Conectați Telegram și WhatsApp în secțiunea „Canale”.
2. Introduceți mesele și sălile VIP și împărțiți-le pe zone.
3. Completați profilul localului: descrierea, codul vestimentar, restricțiile de vârstă, condițiile de depozit și de anulare, promoțiile.
4. Încărcați meniul.
5. Invitați angajații și împărțiți rolurile.
6. În prima săptămână citiți conversațiile din panou și completați profilul acolo unde botul a chemat un om.

Mai multe despre produs: administratorul virtual GuestKeepr.

Întrebări frecvente