Бот для записи в салон красоты: как работает

Бот для записи в салон красоты принимает клиентов в мессенджере: показывает мастеров, проверяет свободное время, записывает, переносит и отменяет запись. Запись сразу появляется в кабинете у администратора, поэтому окно в расписании не зависит от того, успел ли кто-то ответить в личных сообщениях. Ниже разберём сценарий, роль мастеров, перенос и отмену, то, что видит администратор, и то, чего бот делать не должен.

Зачем салону бот

В салоне и барбершопе мастер большую часть дня занят руками. Он не может отвечать клиентам, а администратор не всегда рядом: обед, утро до открытия, вечер после закрытия. Записи при этом приходят в любое время, чаще всего вечером, когда человек наконец вспомнил, что давно пора подстричься.

Типичная картина без автоматизации:

• клиент пишет мастеру в личные сообщения, и запись живёт только в его телефоне;
• второй мастер не знает, что в это время «окно» уже занято;
• клиент пишет в два места сразу и записывается дважды;
• администратор узнаёт о записи, когда клиент приходит.

Бот не лечит все эти проблемы сам по себе, но даёт общий вход: клиент пишет в одно место, запись попадает в один список. Если вам важна именно проблема неявок, она подробно разобрана в статье неявки клиентов в салоне. Здесь мы сосредоточимся на самой записи.

Сценарий записи

Пример, как иллюстрация. Клиентка пишет в Telegram в 22:15: «Хочу к Анне на пятницу вечером».

1. Бот проверяет, что свободно у этого мастера в пятницу вечером, и предлагает подходящее время. Если нужного нет, показывает другое.
2. Клиентка выбирает время. Бот спрашивает имя.
3. Затем просит телефон. В Telegram бот предлагает подтвердить номер кнопкой «поделиться номером».
4. Бот создаёт запись. Только после этого пишет клиентке, что она записана.
5. Утром администратор открывает кабинет и видит запись в расписании на пятницу.

Три правила, которые бот соблюдает всегда. Он спрашивает имя, телефон и место со временем: без них записи не будет. Он не говорит «вы записаны», пока запись не создана: от ложных подтверждений есть защита. И он работает только с записями самого клиента: владение проверяется по подтверждённому номеру.

Если клиент отправил голосовое сообщение, бот превращает его в текст и действует так же. Для распознавания речи на стороне платформы нужно подключить соответствующий сервис.

Мастера как ресурсы

Для салона «ресурс» — это мастер. В кабинете вместо «стол» и «бронь» используются слова «мастер» и «запись»: терминология меняется, механика та же.

Что из этого следует:

• Каждый мастер заведён отдельно и имеет своё расписание занятости.
• Бот показывает список мастеров, если клиент не знает, к кому идти, и проверяет свободное время у выбранного.
• Один мастер не может быть записан на пересекающееся время дважды. Это проверяется на уровне базы данных, поэтому две клиентки не окажутся одновременно в одном окне.
• Администратор видит всё в одном месте, а не собирает информацию из разных чатов.

Эта часть особенно полезна, когда мастеров несколько и каждый ведёт свой график в телефоне. Общий список снимает путаницу «я думал, ты свободна».

Заметьте, чего в описании нет: бот не подбирает услугу по длительности и не считает стоимость. Эти решения принимает мастер или администратор. Если для клиента важен нюанс, например сложное окрашивание, разумнее передать диалог человеку.

Перенос и отмена

Планы меняются, и важно, чтобы запись можно было изменить без звонка администратору.

Со стороны клиента. Клиент пишет боту: «Можно перенести на час позже?» или «Отмените, пожалуйста». Бот находит записи этого клиента, проверяет новое время и переносит, а при отмене освобождает окно. Работает он только с записями самого клиента.

Со стороны салона. Если мастер заболел или администратор переставляет запись в кабинете, клиент получает сообщение в своём мессенджере. Это относится к тем, кто писал боту; в WhatsApp при этом действует окно сообщений 24 часа.

Когда запись уже идёт. Если клиента уже посадили, запись нельзя отменить или перенести: система закрывает такую возможность, чтобы не потерять данные случайным нажатием.

Хорошее правило для салона: прописать условия отмены в профиле заведения. Бот сообщит их клиенту текстом, а вы получите единые формулировки вместо импровизации. Как оформить такие условия, мы разбирали в статье про политику отмены.

Что видит администратор

Для администратора салона ценность в кабинете, а не в самом боте. В нём:

• Записи на каждый день, история, перенос, отмена и отметка «не пришли». В карточке записи видны пожелания клиента.
• Клиенты. Карточки с признаком постоянного, предпочтениями, замечаниями персонала и визитами по дням недели. Дубли можно слить, а все данные клиента при необходимости полностью стереть.
• Переписки. Все диалоги бота с клиентами, с поиском и фильтрами.
• Журнал. Кто что сделал: создал, перенёс, отменил.
• Статистика. Посадки, часы пик, среднее время, откуда узнали о заведении.
• Обзор. Вчера и сегодня на одном экране.

Кабинет работает на телефоне (PWA), так что владелец может посмотреть расписание, не заходя в салон. Сотрудников приглашают по email, права разделяются по ролям, а на общем планшете у стойки можно входить по PIN.

Если администратор хочет ответить клиенту сам, он перехватывает чат из раздела «Переписки». Пока диалог ведёт человек, бот молчит. Если сотрудник не писал 12 часов, бот возвращается. Подробнее о распределении между ботом и человеком: ИИ-администратор или живой.

Мини-чек-лист перед запуском

• Названия мастеров в кабинете совпадают с тем, как их называют клиенты.
• Профиль заведения содержит условия отмены в понятной формулировке.
• Один человек отвечает за переписки в каждую смену.
• Вы сами прошли сценарий записи, переноса и отмены как клиент.

Что бот не делает

Чтобы не было неприятных сюрпризов, перечислим границы прямо.

• Не принимает оплату и предоплату. Условия депозита, если они у вас есть, бот сообщит текстом. Деньги он не берёт и ничего не считает.
• Не консультирует по услугам сверх того, что владелец записал в профиле заведения и меню (прайс можно загрузить как PDF, фото, Excel, Word или текст).
• Не принимает решений в спорных случаях. Жалоба, особая договорённость, вопрос вне сценария: бот зовёт администратора, и персонал получает оповещение в Telegram.
• Не придумывает ответы. Если в профиле заведения ответа нет, лучше позвать человека, чем выдать догадку.
• Не работает с чужими данными. Данные каждого заведения изолированы от других.

Бот не заменяет администратора. Он снимает рутину: первый ответ, проверку окон, запись. Живой человек остаётся там, где нужно человеческое решение.

Как начать

Порядок действий для небольшого салона или барбершопа.

1. Подключите Telegram и WhatsApp в разделе «Каналы». Чем отличаются каналы, описано в статье про бронирование через WhatsApp и Telegram.
2. Заведите мастеров в настройках.
3. Заполните профиль заведения: описание, условия отмены, акции, готовые ответы на частые вопросы.
4. Загрузите прайс или меню услуг в одном из поддерживаемых форматов.
5. Пригласите администраторов и раздайте роли.
6. Первую неделю читайте переписки и дополняйте профиль там, где бот звал человека.

Больше о продукте на странице виртуальный администратор GuestKeepr.

Частые вопросы